Le coût d’un déplacement professionnel a un impact économique sur une entreprise. Également sur le travailleur, s’il utilise son propre véhicule. L’employeur doit donc, sous certaines conditions, contribuer au remboursement des frais. On va vous expliquer comment bénéficier de cette aide.
Les indemnités kilométriques : définition
Un salarié peut utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Il peut ainsi réclamer une compensation financière à l’employeur qui doit la remplacer. Cette indemnité concerne les frais de déplacement engagés, tels que les frais de carburant ou de transport en commun.
Ce paiement exclut les cotisations et les contributions sociales. Et il se base sur des limites annuelles des barèmes kilométriques. En fait, l’administration fiscale fixe ce barème, et non l’employeur. Par ailleurs, pour les véhicules électriques, le montant de la couverture augmente de 20 %. En outre, le calcul du barème kilométrique dépend de la puissance du véhicule, du kilométrage, et s’applique peu importe le type (voitures, cyclomoteurs, motos, etc.).
Comment procéder à la demande d’une indemnité kilométrique ?
Afin de recevoir une indemnisation, il y a une procédure prescrite. Effectivement, vous devez préciser la date et le lieu du déplacement. Aussi, vous devez mentionner le but de ce déplacement ainsi que le nom du client ou du partenaire commercial. Et enfin, le kilométrage du véhicule.
Pour avoir droit aux prestations, l’employeur doit également disposer d’une copie de la carte grise de l’employé. Rappelons que le service comptable de l’entreprise verse directement cette subvention. Elle peut aussi être versée sur la rémunération mensuelle du salarié.
Dans les deux sens, le kilométrage, le tarif et le montant total de l’indemnité kilométrique doivent figurer sur la fiche de paie. À noter que le déplacement entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas des déplacements professionnels et les employés ne peuvent pas demander le remboursement des dépenses. Toutefois, les employeurs peuvent décider de participer s’ils le souhaitent.
Les conditions requises pour l’indemnisation du déplacement
Les indemnités doivent s’appliquer conformément à des limites fiscales clairement définies. Si elles ne sont pas incluses dans le barème, elles devront être justifiées en fonction de leur objet. Sinon, vous risquerez toutes les cotisations et contributions sociales.
Dans le cadre d’un transport alternatif (covoiturage, véhicules électriques ou hybrides, trottinettes électriques, etc.), l’indemnisation se paie dans des conditions comme:
- Le véhicule ne doit pas être au nom de la société
- Le salarié doit justifier ses frais de déplacement avec des preuves concrètes (date, lieu, nombre de kilomètres)
- Le trajet doit être supérieur à 50 km et la destination doit être éloignée d’1 h 30 des transports en commun
- Le déplacement doit être uniquement professionnel